СЭД - Система электронного документооборота
Оценить внедрение
Система электронного документооборота
Система электронного документооборота
Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.
Решаемые задачи
- Автоматизированный документооборот предназначен для решения большого спектра задач. К таким задачам можно отнести:
- Систематизацию и регламентацию работы с документами
- Подготовка документов по шаблонам
- Ведение номенклатуры дел организации
- Автоматизацию учёта документов, в том числе:
- Классификацию документов по различным критериям
- Регистрацию документов по заданным шаблонам и алгоритмам
- Учёт сроков хранения
- Помещение документов в дела и разбивка дел на тома
- Автоматизацию поиска документов
- Электронную рассылку документов
- Автоматизацию процедур коллективной работы с документом:
- Разработка проекта документа Согласование документа
- Экспертиза документа
- Исполнение документа
- Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации
- Оперативный обмен информацией и документами – вместо электронной почты и интернет пейджеров
- Просмотр ленты новостей компании, ознакомление с опубликованными документами – вместо интранет порталов
- Работа с органайзером и списком персональных поручений – вместо ежедневников
ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота:- Создание атрибутных карточек документов
- Прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов
- Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд
- Создание версий документов
- Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов
- Сохранение образа документа в файл pdf или ms word
- Управление правами доступа пользователей сэд Создание маршрутов документов
- Управление движением документов по маршрутам
- Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний
- Ведение журналов документов
- Ведение справочников и классификаторов
- Регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов
- Формирование поручений
- Поиск карточек документов
- Подписание документов эцп
- Формирование отчётов и статистики о движении документов
- К общесистемным функциям автоматизированного документооборота можно отнести:
- Возможность удалённой работы с документами через интернет
- Использование информационного хранилища субд для хранения документов и метаданных
- Возможность одновременной работы с сэд
- Обеспечение информационной безопасности
- Персональная аутентификация пользователей сэд
- Ролевая модель управления доступом
- Использование цифровых сертификатов
Сферы применения
Наша HRM-система подходит для любой компании, желающей повысить эффективность управления человеческими ресурсами и иметь возможность контролировать все процессы взаимодействия с персоналом. Среди наших клиентов в этом направлении мы можем выделить следующие отрасли:- Госсектор
- Промышленность
- Продажи
- Поставки оборудования
- Образование
- Юридические услуги
- Логистика
Преимущества решения
Система электронного документооборота "ИТ-ПРОФИ" позволяет вам контролировать абсолютно все процессы оборота документации на предприятии.
- сокращение времени согласования
- структурированное хранение связанных документов
- классификация документов, облегчающая их поиск
- история работы с документом.
- повышение исполнительской дисциплины
- направленные на повышение эффективности использования информации
- направленные на улучшение работы сотрудников