Запускаем тендерный отдел на максимальную мощность

Запускаем тендерный отдел на максимальную мощность

Фирма-производитель лифтов и оборудования работает на всю Россию и страны СНГ. Большая часть продаж идет благодаря тендерному отделу. С переходом тендеров на электронных документооборот, фирма решила сделать внутреннюю инфраструктуру для ускорения работы и консолидации всей документации. С ИТ-Профи ERP менеджеры прошли все этапы создания системы, которая идеально встроилась бы в тендерный отдел. Руководство добилось полного контроля над сотрудниками и теперь получает актуальную и достоверную статистику каждый день. Подать заявку вовремя, значит максимально увеличить возможность победы. Следовательно, мы сделали ИТ-Профи ERP такой, чтобы она максимально увеличивала скорость обнаружения и подачи заявки.

  • Центральный офис: Москва
  • Отрасль: Лифтостроение
  • Штат: 25+

Бизнес-цели

  • Ускорить работу менеджеров.
  • Увеличить количество поданных заявок
  • Полная настройка для специфики отдела
  • Простота использования.

Решение

Все процессы документооборота и согласований ушли внутрь системы ИТ-Профи ERP. Таким образом произошла консолидация всех разрозненных данных в одном месте, доступная в любой момент. Все бумаги, записи, таблицы и схемы в удобном каталоге, в котором легко ориентироваться.

Пользователь нашей системы получает тотальный контроль над процессом участия компании в тендерах, как на ладони видны любые действия каждого сотрудника.

Описание системы

Вся система построена для скорейшего прохождения заявки из Объявленных сегодня в раздел — Заключенные договора. Заявка проходит несколько этапов. Сначала она попадает в базу объявленных тендеров, потом оператор распределяет их по узким специалистам, этапы согласований, оформление и так далее.

Этап 1. Объявленные сегодня

Заявки, которые сегодня появились на сайте госзакупок. Оператор в данном разделе следит за тем, чтобы все нужные заявки были в актуальном состоянии.

Этап 2. Распределение

Заявки на этапе распределения. Ответственный направляет их для рассмотрения специалистам, которые дадут свою оценку по стоимости и срокам выполнения работ.

Этап 3. Ответ исполнителей и принятие решения

В данном разделе собраны заявки, которые ждут своего рассмотрения специалистами. Каждому специалисту отправляется email уведомление о том, что новая заявка попала к ним. Когда все специалисты дали свои оценки, руководитель принимает решение о дальнейшем участии в торгах по этой заявке — отправляет ее на этап Подготовка или в Отказанные с указанием причин.

Этап 4. Подготовка заявки

Заявки на этапе подготовки. Есть контрольные даты, настраиваемые на заданное количество дней до окончания подачи. На данном этапе идет подготовка необходимых документов для участия в торгах. Документы прикрепляются здесь же.

Этап 5. Подача заявки

Заявки на этапе подачи. Ответственный по торгам направляет документы на торговые площадки. По итогам есть выбор подано/не подано с указанием причин.

Этап 6. Ожидание конкурса

Заявки, которые поданы и ожидают конкурса. Чисто информационный раздел, чтобы было удобно видеть когда будет конкурс по каким заявкам.

Этап 7. Проведение конкурса

Результаты проведения конкурса, выиграл/не выиграл, прикрепление соответствующих документов.

Этап 8. Подтверждение итогов

Ввод информации кто какое место занял, прикрепление протокола и соответствующих документов. При успешном результате - переход к оформлению обеспечения и заключению договора.

Этап 9. Оформление обеспечения

Прикрепление соответствующих документов об оформлении обеспечения, банковских гарантий и т.п.

Этап 10. Подписание договора

Заявки, находящиеся на стадии заключения договора, проверка по котрольным датам сроков заключения договоров.

Отказанные

Заявки, которые не дошли до конца, либо по причине невыгодных условий, либо по другим обстоятельствам - не успели к окончанию подачи, не добущены до участия итп.

Проигранные

Раздел с проигранными торгами. Хранится для отчетов и статистики.

Заключенные

Заключенные контракты хранятся в отдельном разделе.

Точное распределение прав доступа сотрудникам

Каждый сотрудник имеет доступ только к разрешенным ему данным. Например, менеджер видит только свои заявки и не может увидеть чужие.

Эффект

Электронный документооборот и быстрое согласование увеличили скорость работы отдела и освободили менеджеров от рутинной бумажной работы. Эффективность работы повысилась, а значит и чистая прибыль компании будет только расти. Раньше в штате был сотрудник, который занимался только сводами и отчетами, теперь его функции выполняет программа, а стоимость ее внедрения окупилась уже за 2 месяца.

25% больше заявок отрабатывается
90% меньше писем отправляется
15% увеличение прибыли компании